Sistem Pesanan Tiket Otomatis (SIMPATI) memiliki cara pengoperasionalan yang sangat mudah, baik untuk pengguna layanan maupun petugas pemberi layanan (Petugas Layanan Kunjungan Lapas Karangasem). Sistem yang dioperasionalkan dengan berbasis google form ini dapat diakses di mana saja dan kapan saja asalkan mereka memiliki koneksi internet dan tautan untuk mengakses layanan SIMPATI ini. Dengan hanya mengakses satu tautan https://linktr.ee/kunjunganlapaskarangasem atau yang dapat ditemukan pada profil Instagram Lapas Karangasem, pengguna layanan dapat menemukan banyak hal terkait layanan kunjungan, seperti syarat kunjungan dan SIMPATI untuk mendapatkan tiket antrean untuk melakukan kunjungan kepada keluarga yang menjadi WBP di Lapas Kelas IIB Karangasem.
Calon pengunjung mengakses tautan https://linktr.ee/kunjunganlapaskarangasem atau mengunjungi profil Instagram Lapas Kelas IIB Karangsem
Calon pengunjung mengisi persyaratan yang diminta oleh sistem berbasis google form tersebut dan tidak lupa mengirimkannya
Setelah terkirim, sistem secara otomatis akan memproses formulir yang telah diisi calon pengunjung melalui integrasi antara aplikasi Autocrat dan Google Spreadsheet dengan mengurutkan secara langsung pengunjung sesuai dengan waktu submit untuk kemudian mendapatkan nomor urut kunjungan.
Setelah mendapatkan nomor urut kunjungan, sistem akan terintegrasi dengan template nomor kartu tunggu yang telah disediakan dan kemudian mengirimkannya ke Email calon pengunjung yang telah mereka lampirkan pada google form sebelumnya.
Petugas Layanan Lapas Karangasem kemudian akan mendapatkan pop up atau notifikasi untuk kemudian mengintegrasikan nomor yang telah termuat pada sistem dengan mesin pengambil nomor antrean yang telah tersedia di ruang layanan dengan akses secara offline.
Pengunjung dapat membawa kartu yang berisi nomor antrean ke Petugas Layanan Lapas Kelas IIB Karangasem untuk dilakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen ataupun pemeriksaan lain lebih lanjut.
Adapun manfaatnya adalah :
Alur layanan kunjungan tatap muka yang ada di Lapas Kelas IIB Karangasem semakin efektif, efisien, dan akuntabel
Petugas layanan kunjungan dapat lebih fokus untuk memeriksa barang bawaan pengunjung, tanpa kesulitan dalam membagi waktu pencatatan identitas dan persyaratan lain dalam memberikan pelayanan
Penyampaian persyaratan dan informasi lain mengenai kunjungan semakin update, jelas, dan mudah diakses melalui satu “pintu” yaitu melalui segmen deskripsi pada google formulir sehingga pengunjung yang datang ke Lapas Karangasem tidak perlu menunggu giliran kunjungan maupun sampai harus pulang karena datang tidak pada jam dan hari kunjungan. Selain itu, pengunjung juga dapat mempersiapkan lebih awal dokumen-dokumen pendukung yang telah disyaratkan dalam melakukan kunjungan tatap muka.
Lapas Kelas IIB Karangasem semakin mampu memfasilitasi kebutuhan stakeholder, salah satunya pengunjung yang berasal dari luar Kabupaten Karangasem, untuk bertemu dengan WBP melalui mekanisme antrean tanpa harus dirugikan karena keterbatasan jumlah kunjungan selama masa pasca pandemic Covid-19 maupun dirugikan akibat kehabisan waktu kunjungan akibat terlalu lama menunggu antrean
Dengan pemberlakuan sistem order ticket otomatis ini, Lapas Kelas IIB Karangasem menjadi salah satu Lembaga yang telah mengadopsi mekanisme pengambilan antrean kunjungan dengan metode daring dan luring, daring melalui Pesanan Tiket Otomatis (SIMPATI) dan luring melalui mesin pengambil antrean di ruang layanan kunjungan. Hal itu menunjukkan bahwa Lapas Karangasem telah mewujudkan program pemerintah yaitu smart government dalam rangka peningkatan kinerja pelayanan publik, kinerja birokrasi pemerintah, dan kinerja efisiensi kebijakan publik yang menekankan pada tata kelola pemerintahan cerdas dengan melakukan perbaikan kinerja pelayanan publik melalui rekayasa proses yang efektif, efisien, komunikatif, serta optimalisasi sistem pelayanan publik daring yang terintegrasi dan transparan.
Petugas layanan di Lapas Karangasem dapat mengontrol jumlah kunjungan bahkan sebelum pengunjung datang ke Lapas Karangasem dengan memantau jumlah kunjungan yang mengisi form Pesanan Tiket Otomatis (SIMPATI) dalam rangka antisipasi penyebaran virus pasca Pandemi Covid-19 akibat pengunjung yang membeludak
Masyarakat akan puas dengan pelayanan yang diberikan Lapas Karangasem karena mereka tidak merasa dirugikan selama pelaksanaan kunjungan tatap muka yang berakibat pada indeks kepuasan masyarakt (IKM) akan tetap berada dalam kategori sangat baik, yang menunjukkan kualitas pelayanan publik oleh Lapas Karangasem sudah berjalan dengan optimal
Dengan diberlakukannya sistem antrean online ini, Lapas Karangasem telah mengimplementasikan konsep yang banyak Lembaga Negara sedang usahakan, yaitu konsep paperless. Dengan dikirimnya nomor antrean melalui email pengunjung, kertas yang sebelumnya digunakan untuk mengeprint nomor antrean di mesin antrean layanan kunjungan tidak akan sebanyak sebelumnya atau bahkan tidak diperlukan sama sekali.
Penerapan sistem Pesanan Tiket Otomatis (SIMPATI) akan mendukung pelaksanaan misi Lapas Karangasem, yaitu meningkatkan profesionalisme petugas guna mewujudkan wilayah bebas dari korupsi (WBK)